El voluntariado es un pilar fundamental para muchas organizaciones sin fines de lucro. No solo porque proporciona mano de obra adicional, sino porque también puede infundir una energía renovada y una perspectiva fresca en el funcionamiento de la organización. 

En este artículo, quiero mostrarte cómo establecer un departamento de voluntariado efectivo teniendo en cuenta las necesidades, capacidades y magnitud de la organización en cuestión.

Comenzaré por destacar la importancia en el reclutamiento de voluntarios con habilidades específicas y el desarrollo de funciones clave en varios departamentos dentro de esta estructura.

Como en “la viña del Señor” se dice que tiene que haber de todo, dejaremos claro que cada organización tiene sus particularidades, con lo que hay que saber entender y adaptarse a cada una de ellas en su momento y necesidades, como he dicho anteriormente.

        1. Organizaciones Pequeñas

A las organizaciones pequeñas, establecer un departamento de voluntariado puede parecerles abrumador, pero también puede ser una inversión valiosa para su crecimiento y sostenibilidad a largo plazo. 

Ante todo, lo principal es comenzar identificando las áreas específicas en las que se necesita ayuda voluntaria y luego reclutar un grupo selecto de voluntarios con habilidades relevantes. 

En lugar de buscar una gran cantidad de voluntarios, mi propuesta (por experiencia) es reclutar individuos con experiencia o intereses en áreas clave, como redes sociales, recaudación de fondos, captación, o mantenimiento de instalaciones.

Una vez reclutados, los voluntarios pueden ser asignados a diferentes departamentos según sus habilidades y preferencias. 

Por ejemplo, aquellos con experiencia en tecnología o más puestos en redes sociales, pueden encargarse del departamento de comunicación (aunque no esté creado como tal), mientras que aquellos con muchas habilidades sociales podrían ser útiles en el departamento de recaudación de fondos.

Lo importante es que se sientan identificados con el rol que desempeñarán.

        2. Organizaciones Medianas

Las organizaciones medianas pueden tener más recursos y estructuras establecidas, lo que facilita la creación de un departamento de voluntariado más formalizado. 

En este caso, es importante desarrollar un proceso de reclutamiento más estructurado que incluya la publicación de oportunidades de voluntariado, la realización de entrevistas y la selección de voluntarios según sus habilidades y experiencia.

Dentro de un departamento de voluntariado para una organización mediana, es fundamental establecer roles claros y responsabilidades para cada voluntario. 

        3. Organizaciones Grandes

Las organizaciones grandes pueden beneficiarse de un departamento de voluntariado robusto y multifacético que aborde una variedad de áreas de interés. 

Para ello, es importante contar con un equipo de coordinadores de voluntarios dedicados que supervisen y gestionen las actividades de voluntariado en toda la organización.

A continuación, te enumero algunos de los departamentos que, si tu organización lo requiere, podrías comenzar a crear un plan de reclutamiento para cubrir tareas en cada una de las áreas que te voy a mencionar.

        4. Departamentos en los que incorporar voluntarios.

4.1 Departamento de acción social: 

Su principal objetivo es crear y mantener relaciones sólidas con la comunidad, identificar sus necesidades, planificar, organizar, coordinar y ejecutar programas y eventos que aborden esas necesidades sociales y de la comunidad de manera efectiva.

Del mismo modo, el departamento social trabaja en estrecha colaboración con otros departamentos y organizaciones asociadas para diseñar e implementar programas de alcance efectivos y actividades de servicios.

4.2 Departamento de Recaudación de Fondos:

La misión principal del departamento de recaudación de fondos es la de planificar, desarrollar y ejecutar estrategias efectivas para obtener fondos, manteniendo así el apoyo financiero de donantes individuales, empresas, fundaciones y otras entidades. 

Tengo que decir que tiene un papel fundamental dentro de la organización, ya que, analiza las necesidades financieras de la organización y desarrolla planes detallados para alcanzar las metas establecidas.

Ya con los objetivos marcados y una meta establecida, este departamento se pone manos a la obra a través de posibles fuentes de financiamiento, segmentando donantes potenciales, definiendo un mensaje clave y seleccionando los canales de comunicación adecuados. 

De este modo, se genera una conciencia sobre la misión de la organización.

4.3 Departamento de Recursos Humanos:

Este departamento es el encargado de reclutar, capacitar y gestionar empleados y voluntarios, que se alineen con la misión y valores de la organización, así como de garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la misma.

Es importante que este departamento de recursos humanos desarrolle procesos de selección que incluyan la revisión de solicitudes, entrevistas y evaluaciones de habilidades para asegurarse de que los voluntarios seleccionados sean adecuados para los roles disponibles.

Todo esto se llevará a cabo a través de programas de capacitación que abordarán temas como la misión y valores de la organización, procedimientos de seguridad, habilidades específicas requeridas para el voluntariado y aspectos legales y éticos.

4.4 Departamento de Comunicación:

Pertenecemos a una era digital que es difícil de obviar.

La gestión de las redes sociales juega un papel importante en la comunicación de la organización. Lleva el peso de lo que se dice y la presencia en línea de esta.

Su objetivo principal es interactuar con la comunidad y crear contenido relevante a modo informativo, inspirador, educativo y entretenido, y que esté siempre alineado con la misión y los valores de la organización. 

Además, el departamento de comunicación monitoreará las tendencias y noticias significativas para asegurarse de mantenerse actualizado en todo momento.

4.5 Departamento de Fidelización de Donantes: 

El objetivo del departamento de fidelización de donantes es mostrar aprecio por su generosidad, mantenerlos informados sobre el impacto de sus donaciones y hacerles sentir parte integral de la comunidad de la organización.

Esto implica comunicarse regularmente con ellos a través de diferentes canales, como correos electrónicos, llamadas telefónicas, cartas personalizadas y reuniones en persona.

Una forma de agradecimiento podría ser la de compartir historias de éxito y testimonios de beneficiarios, así como ofrecer oportunidades para que los donantes se involucren más activamente en la misión de la organización.

4.6 Departamento de Formación: 

Encargado de proporcionar capacitación continua a los voluntarios, tanto en habilidades específicas como en la misión y valores de la organización.

4.7 Departamento de Evaluación de Impacto:

Es el responsable de medir y evaluar el impacto de las actividades de voluntariado en la comunidad y en la misión de la organización para analizar como nuestros voluntarios generan un impacto en la organización.

Este tipo de evaluaciones se denominan evaluaciones de desempeño y son una forma de preseleccionar voluntarios para cubrir vacantes laborales que puedan surgir en el futuro.

4.8 Departamento de Innovación: 

Es el encargado de explorar nuevas oportunidades de voluntariado, colaboraciones y enfoques innovadores para abordar los desafíos sociales.

En definitiva, la creación de un departamento de voluntariado efectivo requiere un enfoque estratégico y adaptativo que tenga en cuenta las necesidades y capacidades específicas de la organización. 

Al reclutar voluntarios, es importante seleccionar individuos con habilidades relevantes y compromiso con la misión de la organización. Establecer roles y responsabilidades claras dentro del departamento de voluntariado para maximizar el impacto y la eficacia de las actividades de voluntariado en toda la organización.

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