Iniciativas y Eventos Solidarios
2 May, 2024

¿Cómo organizar una iniciativa solidaria de éxito?

Las iniciativas o eventos solidarios son una forma relativamente rápida de recaudar fondos y conseguir capitalizarse, al mismo tiempo que son la forma de impactar en tu comunidad de manera duradera, y en la causa que te interesa.

Quizás esto ya lo sabes, pero te frena el hecho de no saber si sabrás organizarlo bien y conseguir los resultados de recaudación de fondos deseados.

¿Tienes dudas de por dónde empezar? ¿No sabes qué tipo de evento organizar? ¿Cómo tener unos voluntarios comprometidos? ¿Si encontrarás patrocinadores? ¿Si sabrás promocionar bien tu evento benéfico?

No te preocupes, voy a aclararte todo lo que debes saber antes de empezar a organizar un evento solidario con voluntarios, te cuento lo que vamos a ver en este artículo y lo que no vas a ver en él, pero vas a poder acceder si quieres estar 100% seguro de que lo estás haciendo bien.

¡Vamos a ello!

  • Los 5 pasos a seguir para organizar un buen evento solidario
  • Tipos de eventos solidarios
  • 3 errores a evitar en la organización de un evento benéfico
  • Organiza un evento solidario de éxito con garantía

Los 5 pasos que debes seguir para organizar un buen evento solidario

Organizar un evento benéfico, puede ser muy gratificante, pero a su vez, es una actividad que requiere ciertos conocimientos para conseguir que todo salga tal como lo has visualizado en tu cabeza.

Tras más de 18 años colaborando con ONGs, y organizando eventos solidarios, he logrado la experiencia más que suficiente para enseñarte el paso a paso a seguir para que no cometas errores evitables.

  • Paso 1: Establecer un objetivo claro

Define claramente los objetivos y propósitos del evento solidario. ¿Cuál es tu causa?, ¿qué problemática deseas abordar?, ¿qué quieres lograr con este evento? 

Los objetivos pueden ser recaudar fondos para una organización benéfica específica, crear conciencia sobre una causa social, reunir a tu comunidad en torno a un tema importante, promocionar tu ONG o Fundación, etc. 

  • Paso 2: Forma un buen equipo de voluntarios

El éxito de tu evento benéfico depende en gran medida del trabajo en equipo. 

Asegúrate de reclutar a voluntarios comprometidos, que estén dispuestos a colaborar en la organización y ejecución del evento, lograr que se sientan indispensables y motivados es responsabilidad tuya. 

Dedica un tiempo a conocer a tu equipo de voluntarios y averigua las fortalezas individuales de cada uno para asignar bien las tareas.

  • Paso 3: Planifica el evento y toda la logística

Elabora un plan detallado que incluya aspectos como la fecha y ubicación del evento, el presupuesto estimado, la selección de proveedores (si es necesario), el programa y las actividades planificadas, la promoción y la logística (como equipos de sonido, catering, decoración, seguridad, etc.), los permisos que puedas necesitar, etc.

Ten en cuenta todos los aspectos clave para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas, y sin demasiados imprevistos. 

  • Paso 4: Busca la mejor forma de promocionar tu evento benéfico

Dedica tiempo a promocionar y difundir tu evento solidario para atraer la atención del público que realmente te interesa. Utiliza estrategias de marketing como redes sociales, correos electrónicos, carteles, flyers, comunicados de prensa, colaboraciones con influencers locales, entre otros. 

Destaca el propósito y los beneficios de participar en el evento para motivar a más personas a asistir y apoyar la causa.

  • Paso 5: Asegúrate de una buena ejecución 

No hagas cambios de última hora que puedan afectar demasiado a la planificación inicial y procura estar muy atento/a a la gestión logística el día del evento. 

Supervisa todas las actividades, asegurándote de que los voluntarios estén bien informados y coordinados. Mantén una comunicación abierta con los proveedores y colaboradores para resolver cualquier problema que surja de manera rápida y eficiente, abre bien los ojos y pon el oído en todo lo que ocurre el día del evento.

Tipos de eventos benéficos

Cada tipo de evento tiene sus propias ventajas y puede adaptarse según la causa, tu público y los recursos que tengas disponibles. Aquí te dejo algunas ideas para inspirarte:

  • Galas de beneficencia o cenas de gala: 

Normalmente, incluyen una cena elegante, entretenimiento en vivo, subastas y discursos inspiradores. Se utilizan para atraer a donantes de alto nivel.

  • Carreras solidarias:
  • Son eventos activos que invitan a participantes a correr o trotar por una causa. Se recaudan donaciones a través de inscripciones y patrocinios.
  • Subastas:
  • Son eventos donde se subastan obras de arte, artículos autografiados u otros artículos donados por empresas o personas particulares. 
  • Eventos culturales o de entretenimiento:
    • Conciertos, festivales, obras de teatro u otras actividades culturales que atraen a una amplia audiencia, hay un sin fin de opciones.
  • Eventos gastronómicos:
  • Estos eventos funcionan muy bien, son cenas de degustación, festivales de comida o catas de vinos que suelen involucrar a restaurantes de la zona.
  • Torneos deportivos solidarios:
  • Torneos deportivos como golf, tenis, fútbol, pádel, etc. Por ejemplo, todos los años asisto a un Torneo Benéfico de pádel organizado para apoyar la causa de «Lola busca imagen» en Alicante que se ha convertido en un referente.
  • Juegos y entretenimiento: 

Si buscas una opción divertida y atractiva, considera la realización de eventos con juegos como el bingo, cartas, ajedrez, dardos, etc.

  • Campañas de crowdfunding en línea:
  • Estos eventos son transmisiones en vivo en redes sociales, conciertos virtuales o subastas en línea que permiten llegar a una audiencia global.

Los 3 errores a evitar en la organización del evento solidario

La experiencia ya sabemos que es un grado, pero a la hora de organizar eventos solidarios, es más que un grado, porque te puede ahorrar muchos quebraderos de cabeza y frustraciones. Aquí te comparto 3 errores habituales para que no los cometas:

  1. Elegir un lugar inadecuado, sin tener en cuenta la meteorología

Muy importante, ver todos los detalles logísticos, el transporte de los invitados, los permisos que necesites, costes y tiempos de realización. Sin olvidarte, de pensar en la posibilidad de unas malas condiciones climáticas y que necesites cambios de última hora. 

  1. No conocer a tu audiencia objetivo:

Debes dedicar tiempo a conocer cuál es tu audiencia adecuada, porque si no conoces bien las motivaciones y expectativas de tus posibles asistentes y donantes, puedes terminar con un evento que no logre atraer suficiente, o que no cumpla con las expectativas de los asistentes. 

  1. No tener un plan B

De vital importancia en la vida, es tener un plan B, y si me apuras, C, pues en la organización de eventos solidarios sucede lo mismo. Debes estar preparado/a para los imprevistos de última hora, como por ejemplo, que acudan más personas de las previstas, que falle la electricidad, el catering, problemas de tráfico o cualquier situación inesperada. 

¿Quieres organizar una iniciativa solidaria de éxito con garantía?

Sobre la temática de este artículo, tenemos la Masterclass “Organización de eventos solidarios”, impartida por Rafael Carmona, delegado en la «Fundación Vicente Ferrer» desde hace más de 10 años.

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Tras mi experiencia de tantos años, viendo el prueba-error de miles de organizaciones intentando conseguir recaudar fondos y sufriendo en el camino, he decidido ayudar aportando todos los conocimientos y herramientas que necesitas, para que a través de los mejores expertos en el sector consigas el impulso que tu organización necesita, minimizando el riesgo de cometer errores.

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Sobre el Autor

Pablo Sántxez es CEO y Fundador de Fundraising University. Su amplia experiencia en fundraising no solo se traduce en la creación y liderazgo de equipos de captación de fondos, sino también en el compromiso continuo de brindar apoyo, orientación y capacitación a otras organizaciones para innovar y adoptar nuevos enfoques en la recaudación de fondos, permitiéndoles así alcanzar un impacto aún mayor en sus comunidades y en el mundo en general.

17 Comentarios

    • Rashell isabel Arancibia

      Muchas gracias, mi persona junto a mi voluntariado organizamos eventos solidarios en Bolivia, la información que proporciona nos ayuda mucho a mejorar.

      Responder
  1. Rafael

    Muy acertada sus iniciativas. Me parecen bastante realistas para planificar.

    Responder
  2. María Gabriela Alvear O.

    Estimado Pablo

    Saludos de quienes conformamos el equipo de la organización Diálogo Diverso, nuestra sede principal se encuentra en Quito-Ecuador.

    Gracias por la información, nuestra gestión se basa en promoción y protección de derechos de población LGBTIQ+, mujeres en sus diversidades y otros grupos en situación de vulnerabilidad, también promovemos democracia participativa, contamos con una área de género y otra de innovación y emprendimiento.

    La información que nos compartes es muy relevante para fortalecer nuestra gestión.

    Saludos cordiales

    María Gabriela Alvear O.
    Cofundadora
    Diálogo Diverso

    Responder
  3. Guillermo Can

    Estimado Pablo, buen día.

    Agradezco la información, si duda es de mucha importancia para mi asociación, lamentablemente me encuentro en una fase con ciertas complicaciones en este tema.

    Saludos cordiales

    Responder
  4. Liliana Romero

    Excelente iniciativa, para obtener experiencia.

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  5. Rafael cuevas

    de la fundación marcos 16.15, gracias por valiosa información que nos permiten llegar a nuestra manos, que siempre obtengan su deseo

    Responder
  6. Ines Corina Egaña

    Gracias Pablo por la valiosa información compartida.
    En el Comité de Madres Venezolanas nos vamos a aventurar con una campaña de recaudación en linea para reparar unos de los parques emblemáticos del Prescolar.
    Cuando tengas los detalles, los cl.psrto para sus comentarios y sugerencias

    Responder
  7. Maria Dolores García Sánchez

    Muy interesante la información presentada muchas gracias

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  8. Héctor Gustavo Montes

    Felicitaciones por el gran trabajo de equipo, asociación civil abrigo animal San Roque los felicita.
    ONG animalista

    Responder
  9. Ina Urquidi

    Muchas gracias por compartir su experiencia.

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  10. Rafael Jimenez

    cual es el cuestionario a llenar que se nos presentó en clase

    Responder
  11. Mirna Martínez

    Excelentes ideas para desarrollar un evento solidario. Muchas gracias.

    Responder
  12. Ana Rueda

    Muchas gracias por la información, valiosa para iniciar!

    Responder

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