Estoy seguro de que una de las actividades (más) importantes en la lista de tu organización a la hora de recaudar fondos para llevar a cabo tu misión y proyecto, es la de saber cómo, a quién y qué pasos dar para contactar con las empresas más adecuadas a tu fin y forjar una alianza estratégica de futuro.

Contar con el apoyo de empresas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de una iniciativa. 

Por eso, a continuación, quiero desvelarte tres secretos (que para mí son esenciales) para atraer donaciones de empresas y mantener una colaboración a largo plazo.

🧲1. Cómo contactar con empresas para que te donen

Vayamos paso a paso.

Como cuando comienzas una relación con cualquier persona, lo primero que llevamos a cabo es el contacto inicial, una identificación de valores afines que harán que la relación pueda ser fructífera o no.

Aquí hay algunos pasos clave para asegurar que tu enfoque sea efectivo:

🕵🏼 Investigación y Selección.

A modo de Sherlock Holmes, te toca hacer una investigación exhaustiva antes de contactar cualquier empresa.

Seamos sensatos y vayamos acorde con lo que buscamos, identificando empresas cuyos valores y objetivos se alineen con la misión de nuestra organización. 

Un truco para identificar empresas más receptivas a colaborar, son aquellas que ya tienen una política de responsabilidad social corporativa (RSC) activa.

Puedes revisar las secciones de RSC, sostenibilidad o informes anuales en los sitios web de las empresas que buscas. Muchas compañías publican sus políticas de RSC y proyectos en estas secciones.

También puedes consultar cámaras de comercio y asociaciones empresariales para ello. O incluso buscar en plataformas de redes profesionales como puede ser LinkedIn o Twitter.

😍 Personaliza tu Mensaje.

¡Fuera mensajes genéricos!

Aquí te recomiendo que personalices tu comunicación destacando por qué la colaboración sería beneficiosa tanto para la empresa como para tu organización.

Menciona proyectos específicos que podrían interesarles y cómo su apoyo podría marcar una diferencia significativa.

🌐 Canales de Contacto.

Afortunadamente, ya no solo disponemos del teléfono o la carta postal, así que aprovecha todos los canales de contacto que puedas.

Correos electrónicos, llamadas telefónicas, redes sociales profesionales como LinkedIn o Twitter… 

Un mensaje bien redactado y una llamada de seguimiento pueden ser mucho más efectivos que un simple correo electrónico.

💎 Propuesta de Valor.

Aquí, claros como el agua.

Explica cómo la donación beneficiará no solo a tu organización, sino también a la empresa, por ejemplo, aportando visibilidad, mejorando la reputación corporativa, y la satisfacción de sus empleados…

🗓️ 2. La Planificación de una Reunión de Colaboración

¡Genial!, ya has captado el interés de una empresa.

El siguiente paso ahora es planificar una reunión de colaboración. 

Este encuentro es crucial para establecer una relación sólida y detallada, así que vamos a prepararla al detalle.

Define los objetivos específicos que esperas alcanzar con la reunión. 

Estos pueden incluir asegurar un compromiso financiero, establecer un programa de voluntariado corporativo, o desarrollar una campaña conjunta de sensibilización. 

Tener objetivos claros te ayudará a mantener el enfoque durante la reunión.

📝Agenda Clara

Envía una agenda detallada con antelación a la empresa dispuesta a colaborar con tu organización. 

Aquí no pueden faltar los puntos a discutir, el objetivo de la reunión y el tiempo estimado para cada tema. 

Recuerda que una agenda bien estructurada demuestra profesionalismo y respeto por el tiempo del donante potencial.

🧰 Material de Apoyo

Prepara material de apoyo como presentaciones, informes de impacto, y testimonios de beneficiarios. 

Estos documentos deben ilustrar claramente el trabajo de tu organización y los resultados obtenidos gracias a colaboraciones anteriores.

Utiliza gráficos, estadísticas y ejemplos concretos para hacer tu presentación más convincente y fácil de entender.

👥 Roles Definidos

Determina quiénes asistirán a la reunión de tu lado y cuál será su papel. 

Asegúrate de que todos los participantes estén bien informados y preparados para responder preguntas y ofrecer información relevante.

Te recomiendo incluir a miembros clave de tu equipo que puedan hablar sobre aspectos específicos de la colaboración propuesta.

⏯️ Practicar la Presentación

Vamos a intentar improvisar lo menos posible. A menos que, de pronto, pierdas el hilo y utilices tu ingenio para salir adelante. Te recomiendo ensayar la presentación con tu equipo. 

La fluidez y la confianza durante la reunión pueden influir positivamente en la decisión de la empresa de colaborar.

Practica respuestas a posibles preguntas difíciles y asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan bien sus roles y puedan comunicarse de manera efectiva.

🧶3. Desarrollo de la Reunión

Llegamos al momento crucial donde nos encontramos cara a cara con la empresa dispuesta a atender nuestra petición.

¡Calma! Que no cunda el pánico.

Respira e inicia la conversación con una introducción positiva y una breve presentación de tu organización.

Destaca los logros más importantes y menciona brevemente cómo su colaboración puede contribuir a un impacto aún mayor.

🌟 Luego toca resaltar la propuesta de colaboración de manera clara y estructurada. 

Así que asegúrate de explicar cómo la colaboración beneficiará tanto a tu organización como a la empresa y destaca proyectos específicos que podrían interesarles y cómo su apoyo puede marcar una diferencia significativa.

Mantén en todo momento una escucha activa y presta atención a los comentarios (feedback) y preguntas de la empresa.

Responde de manera clara y concisa. No te vayas por las ramas.

Toma notas de cualquier feedback que puedan ofrecer y muestra disposición para ajustar tu propuesta según sus necesidades y sugerencias.

🧬 Estructura de la reunión de cierre

La reunión de cierre es la oportunidad de consolidar la colaboración y asegurar un compromiso formal. 

Por ello, quiero indicarte cómo estructurarla para maximizar el éxito.

📜 Resumen de la Reunión

Cuando finalices la reunión, ofrece un resumen de los puntos discutidos y los acuerdos preliminares alcanzados a modo de acta.

Agradece a la empresa por su tiempo e interés en colaborar con tu organización.

No olvides establecer un plan de seguimiento claro, pues aún no ha finalizado el acuerdo.

Puede que tengáis que celebrar una nueva reunión para discutir detalles adicionales, el envío de documentos adicionales, o la firma de un acuerdo formal. 

Así que, asegúrate de que ambas partes sepan qué pasos seguir a continuación y quiénes serán los puntos de contacto.

Después de la reunión, envía un correo electrónico de agradecimiento, reiterando tu aprecio por su tiempo y considerando su colaboración. 

Aquí es el momento de incluir el acta o resumen breve de los puntos clave discutidos y los próximos pasos acordados.

🔎 Detalles del Acuerdo

Presenta todos los detalles del acuerdo de colaboración. 

Incluye información específica sobre la cantidad de la donación, el uso de los fondos, y cualquier reconocimiento público que la empresa recibirá. 

No olvides ser transparente y claro.

📋 Cronograma y Expectativas

Establece un cronograma claro de las actividades y proyectos que se llevarán a cabo con la donación. 

Define expectativas mutuas para asegurar una comprensión compartida de los objetivos y los plazos.

✍🏼Firma de Acuerdos

Si es posible, firma un acuerdo formal durante la reunión. 

Esto es un paso crucial para asegurar un compromiso tangible y formal entre tu organización y la empresa donante.

Este acuerdo puede ser un Memorando de Entendimiento (MoU) o un contrato de donación, dependiendo de la formalidad requerida.

Un MoU es un documento no vinculante que describe los términos generales y la intención de la colaboración. 

Es ideal para establecer una relación preliminar y para proyectos en los que ambas partes aún están explorando formas de trabajar juntas.

Incluye los objetivos de la colaboración, las responsabilidades de cada parte, los plazos y los mecanismos de comunicación y seguimiento. 

Aunque no es legalmente vinculante, establece un entendimiento mutuo y un compromiso formal de colaboración.

Sin embargo, un Contrato de Donación es un acuerdo legalmente vinculante que especifica los términos detallados de la donación. 

Es adecuado para compromisos financieros significativos o colaboraciones a largo plazo donde se requiere un mayor nivel de formalidad y seguridad jurídica.

Este documento debe incluir la cantidad de la donación, el propósito específico de los fondos, las condiciones de uso, los plazos de desembolso, los informes requeridos y las cláusulas de rescisión. 

También puede incluir disposiciones sobre reconocimiento público y derechos de uso de logos o marcas.

✒️Proceso de Firma de Acuerdos

Antes de la reunión, redacta el acuerdo en colaboración con el departamento legal o un asesor jurídico. 

Asegúrate de que el documento sea claro, completo y refleje fielmente las discusiones previas y los términos acordados.

Durante la reunión, presenta el acuerdo de manera detallada. 

Explica cada sección y responde cualquier pregunta que pueda surgir. 

Permite a los representantes de la empresa revisar el documento y sugerir modificaciones si es necesario.

Si hay puntos que requieren ajuste, discútelos abiertamente y encuentra soluciones mutuamente aceptables. 

La flexibilidad y la transparencia en esta etapa son clave para asegurar que ambas partes se sientan cómodas con los términos.

Una vez que ambas partes están de acuerdo con los términos, procede con la firma del documento. 

Idealmente, esto debe hacerse en la reunión misma para formalizar inmediatamente el compromiso.

Y asegúrate de que ambas partes reciban una copia firmada del acuerdo. 

Tú, como organización benefactora, debes guardar el original en un lugar seguro y crear copias digitales para referencia futura.

En definitiva, las relaciones a largo plazo con empresas no solo aseguran una fuente continua de financiamiento, sino que también fomentan una asociación más profunda y significativa. 

Las empresas que se comprometen a largo plazo suelen estar más involucradas y son más propensas a aumentar su apoyo con el tiempo. 

Además, estas colaboraciones pueden abrir puertas a nuevas oportunidades, como programas de voluntariado corporativo, eventos conjuntos y campañas de marketing colaborativas, que pueden amplificar el alcance y el impacto de tu organización.

Por ello, contactar con empresas, planificar reuniones de colaboración efectivas y estructurar adecuadamente las reuniones de cierre son pasos esenciales para asegurar donaciones empresariales. 

Fomentar y mantener estas relaciones a largo plazo puede proporcionar a tu organización el apoyo financiero y estratégico necesario para prosperar y ampliar su impacto.

Espero que este artículo te haya ayudado a esclarecer un poco mejor los pasos necesarios que, después de tantos años ayudando a otras organizaciones a realizarlo, sé que pueden ayudarte a ti también.

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Un abrazo.